לאחר שהגדרנו, סיווגנו והקמנו את המוצרים השונים של העסק נוכל להתחיל ולנהל את המלאי.
המערכת תיצור תנעות מלאי בגין פעולות שונות באופן אוטומטי, למשל בגין מכירות יווצרו תנועות מלאי יוצא ובגין קבלת סחורה יווצרו תנועות מלאי נכנס כך שניתן יהיה לעקוב באופן שוטף ובזמן אמת אחר המלאי של העסק ואפילו לקבל התראות על כמויות מלאי נמוכות של מוצרים נבחרים.
אך תחילה עלינו לעשות מספר פעולות לאיתחול המלאי ובראשיתן הקמה ויצירת מחסנים.
הקמת מחסן
בתפריט הראשי ניגש ל"מוצרים ומלאי" -> "מלאי", במסך הנפתח נלחץ על הלשונית "מחסנים" ו"הוסף מחסן".
בטופס הנפתח נזין את פרטי המחסן ונשמור.
* ניתן להגדיר האם לאפשר או לא מכירה של פריטים ממחסן זה, יעיל למשל בעת ניהול מחסן של חומרי גלם.
* מי שמעוניין לנהל משלוחים ולהפעיל ממשק עם חברת שליחוית דרך המערכת יש להקפיד גם על הזנת כתובת המחסן.
ספירת מלאי
בגמר הזנת המחסנים השונים, השלב הבא לאיתחול המלאי הוא ביצוע ספירת המלאי. לשם כך נחזור ללשונית "מלאי" ונלחץ על "ספירת מלאי".
שלב זה הכרחי על מנת לאתחל את כמויות המלאי של כל אחד מהמוצרים שלנו.
בטופס הנפתח נוכל להזין בצורה מרוכזת ובחלוקה לקטגוריות השונות של הפריטים את הכמות של כל פריט ופריט.
* חשוב לזכור שנצטרך לבצע פעולה זו גם עבור מוצרים חדשים שנוסיף בעתיד.
* ניתן להשתמש בפעולה זו עבור מוצר מסוים שיצא מסנכרון על מנת לתקן את הכמויות שלו.
זהו, לאחר שהגדרנו את הכמויות של המוצרים המערכת תתחיל ליצור תנועות מלאי בצורה אוטומטית בגין פעולות שונות, אך תמיד ניתן להזין תנועות מלאי ידניות.
להוספת תנועה ידנית, ניגש לרשימת המלאי ונלחץ על הפעולה "הוסף תנועה ידנית".
בטופס הנפתח ניתן לבחור את סוג התנועה הוספה או גריעה מהמלאי והכמות.
* ניתן לנהל גם את מיקום המוצר במחסן.