משרד ללא נייר
בעלי עסקים רבים מנהלים את העסק שלהם בצורה עצמאית.
אין ספק שהעידן הדיגיטלי שאנחנו חיים בו, מחייב אותנו כבעלי
עסק להקדיש מחשבה רבה לאופן שבו אנחנו מנהלים את כל המידע העסקי שנכנס לחברה ויוצא
ממנה. השאלה היא איך אנחנו עושים את זה? ואם אנחנו עושים את זה, איך נדאג לעשות את
זה בצורה הטובה ביותר?
מי שעדיין חושב שזה לא אפשרי,
יכול להציץ על ארגונים בסביבה הקרובה שלו, מבלי להתאמץ יותר מדיי, ולראות כמה מהם
כבר מתחזקים משרד ללא נייר.
בשנים האחרונות כולנו עדים ואף
חיים את 'המהפכה הירוקה' שמשפיעה עלינו בכל התחומים. החל מחוק השקיות, שמחייב
אותנו כצרכנים לשלם עבור כל שקית במטרה לצמצם את השימוש המיותר בניילון, תשומת הלב הגוברת מצד מפעלים שונים בארץ שעושים מאמץ אדיר לנסות ולצמצם את זיהום האוויר שהם פולטים,
והנה אנחנו כיום במהפכת הדיגיטל, שגם הבנקים, אגב, כבר עמוק בתוכה.
שימו עכשיו רגע את הירוק בצד.
בואו נדבר
עליכם, על העובדים שלכם.
חשבתם פעם כמה זמן במהלך היום אתם
מבזבזים על חיפוש מסמכים פיזיים? כמה זמן לוקח לכם לתייק אותם? כמה זמן (ואנרגיה...) אתם מבזבזים על הכנת הניירת לפני פגישה עם רואה החשבון שלכם? ואם אתם רואה החשבון הזה
– למה לכם להחזיק כל כך הרבה קלסרים עבי ערך במשרד? למה שלא תשלפו כל מידע שאתם צריכים
ורוצים, על כל לקוח, בכל עת?
במעבר מהעולם שאנחנו חיים בו היום למשרד ללא נייר, פתרונות רבים מוצעים לכם, כשמטרות העל הן
א. להפוך אתכם למעולים יותר
ו-ב. להפוך את העולם שלנו לבריא יותר.
כדי שמהעבר הזה באמת ייעשה בצורה
הטובה ביותר, הפתרונות המוצעים לכם צריכים להיות לגמרי מותאמים לצרכים שלכם. דרישות
כל ארגון יכולות להיות שונות מאוד, ולכן חשוב שיהיה מענה למגוון צרכים, כך
שיחפפו את אופי הארגון ונהליו.
מהפיכה דיגיטלית
השינויים הטכנולוגיים שהעולם עובר בשנים האחרונות
מובילים למסקנה שבכל הנוגע להנהלת חשבונות ב2021, כדאי להתנהל ללא נייר בכלל. בין
אם מדובר במהפכה דיגיטלית, בשמירה על העולם או בהבנה ששימוש בנייר מסרבל את ניהול
העסק.
מערכת פייפר להנהלת חשבונות מאפשר
את המעבר הזה על ידי שימוש בטכנולוגיית ענן מתקדמת, כך שגם תוכלו לעבוד מכל מקום שתבחרו
ומתי שרק תבחרו.
המערכת מאפשרת סריקה אוטומטית
ופענוח באמצעות שימוש בטכנולוגיה מהפכנית, מה שיאפשר לכם לסרוק ולהנפיק מסמכים כמו
קבלות, תעודות משלוח ורכש וגם לנהל את המלאי שלכם בצורה דיגיטלית. המסמכים אף נחתמים
בצורה דיגיטלית וכמובן מאושרת, מה שיאפשר לכם להפסיק להדפיס מסמכים, לתייק אותם ולשמור במשרד קלסרים שמעלים אבק.
כל המסמכים שבמערכת נשמרים בצורה
מאובטחת בשרתי החברה בארץ ובחו"ל והחומר יקר הערך שלכם יהיה זמין עבורכם 24/7!
תועלות המהפכה
המהפכה בפתרונות הנייר מוטמעת
בחברות וארגונים רבים, מקטנים ועד גדולים, ובולטת במספר תחומים עיקריים:
1.
סריקת
מסמכים בארגון אל תוך מערכת הERP – לדוגמא מסמכים של קבלת סחורה או החזרת סחורה,
תעודות משלוח ועוד.
2.
קבלת
ושליחת מסמכים חתומים – חתימות דיגיטליות
מאושרות שמתועדות במערכת ונשמרות בענן! כלומר לא תצטרכו ויתר לשמור את חשבוניות
הספק שלכם בצורת נייר למשך 7 שנים ככתוב בחוק, המסמכים המתועדים בענן עומדים בחוק
המסמכים הממוחשבים ללא הדפסה ותיוק והארכיון הדיגיטלי שלכם שומר על החוק.
3. משלוח חשבוניות דיגיטליות – יחסכו לכם עלויות של הדפסת חשבוניות, מעטפות, בולים ותיוקים.
ירוק זה הדיגיטלי החדש
ריבוי אמצעי המידע הקיימים בארגון
מקשים על הניהול שלו והתחזוקה השוטפת. רוב הארגונים מתקשים לרכז את כל המידע במקום
אחד, בטח אם מדובר בכמות של ניירת. תנו לי לתת לכם דוגמא:
תארו לכם מצב (קיים אגב) שבו מסמכי הלוואות יופיעו
באגף כספים, מסמכי רכישה במחלקת ניהול מלאי, תיעוד שיחה עם לקוח במחלקת שירות ומכירות.
עכשיו תארו לכם שהמשרד שלכם עבר
הסבה למשרד ללא נייר, וכל מסמכי האופיס השונים, המידע על הלקוחות, החשבוניות
וההזמנות נמצאים באותה מערכת ונגישים לכם בלחיצת כפתור אחת!
בין אם אתם שוחרי סביבה ושלום ובין אם אוהבי עצים ידועים, יודעים מה, אפילו אם אתם אנשים שאוהבים שינויים - חשוב שתדעו שחשבונית ממוחשבת היא פתרון ירוק מושלם בשבילכם. כשזה מגיע להוצאת חשבונית והנפקת קבלות, תעודות, וכל מסמך באשר הוא, המערכת שלנו תחסוך לכם ולעולם עוד כריתת עץ.
הרי כשאנחנו מדברים על נייר, לא מדובר רק בנייר של החשבונית עצמה, אלא גם של המוצרים הנלווים כמו בול ומעטפה, כאילו נתקענו ב-1990. ומה עם המשאיות שמובילות את המכתבים וכו' וכו'... אז נכון שאם נסתכל ארגון ארגון על עצמו בלבד זה לא יהיה כל כך נורא.. אבל אם נחשב במשוואה הזו את כל מאות אלפי העסקים שקיימים בישראל ונסתכל על נתונים מדיי שנה, לא רק שמיד נעבור לחשבונית ירוקה, גם נוכל לטפוח לעצמנו טוב טוב על השכם וללכת לישון מרוצים הלילה ולהרגיש שאנחנו קצת יותר טובים לעולם.
הנה לכם כמה יתרונות נוספים, כדי
שתבינו במה מדובר
1.
תוכלו
לנהל בצורה נכונה ומסודרת פרויקטים בארגון מתוך ידיעה שהכל מתועד במערכת אחת
והמידע זורם בין כל המחלקות בצורה אפקטיבית ביותר. שיתוף פעולה בין כל המחלקות
יובילו להצלחה מהירה יותר.
2. תפחיתו את עלויות הנייר וזמן העבודה מסביב להנפקת המסמכים החשבונאיים, שליחתם או אם אתם מחפשים אחר מסמך ספציפי. וכולנו יודעים שזה לוקח זמן.
3.
מדובר
במערכת מתקדמת טכנולוגית , בעלת סורק מקצועי, שיעזור לכם לסרוק מסמכים מבלי לפגוע
באיכותם.
4.
ניתן
לשלוט בגישה למידע בין העובדים ובין המחלקות השונות בארגון. תוכלו למדר או לשתף
בעת הצורך, קיימים סיווגים ברמות שונות לשמירה ושליפת מידע.
5.
כל
המידע מגובה ומאוחסן בענן וזמין לכם מתי שרק תרצו ומאיפה שרק תרצו.
6. החזר ההשקעה (ROI) עבור מערכת הניהול הוא קצר יחסי ובמקביל אתם גם תחסכו ברכש ובתחזוקת ציוד, במקום אחסון ובזמן עבודה על איתור והנפקת מסמכים.
7.
מערכת
פייפר מתממשקת בקלות לחנות הeCommerce שלכם, כך שתוכלו לנהל את החנות האינטרנטית שלכם בקלות וגם להקים
קטלוג דיגיטלי שיהווה עבורכם סוכן מכירות נוסף.
המהפכה כבר כאן.
העולם הזה מתקדם
במהירות שיא ואנחנו לקחנו על עצמנו לעזור לבעלי העסקים, לרואי החשבון ולמנהלי
החשבונות להתקדם ולהוביל את השינוי, כדי שתהיו מובילים בעצמכם, כל אחד ואחד בתחום
שבחרתם כדרך חיים.
הפיכת העסק שלכם לעסק ללא
נייר הוא תהליך ארגוני שיעזור לכם להתייעל ולהגיע לתוצאות טובות יותר ומהר יותר.
בואו להיות חלק מהמהפכה, אחרי זה
כבר לא תתהפכו חזרה.
להצטרפות ל'משרד ללא נייר' לחצו כאן