בית הנייר

שנייה לפני שאתם טובעים בתוך ערמת המסמכים שלכם, החלטנו להרים את הכפפה ולעשות לכם קצת סדר.

מסמכים חשבונאיים. מה זה בכלל?

אחת הדילמות הכי מבלבלות של עצמאיים ועסקים קטנים בתחילת דרכם היא להחליט איזה מסמך חשבונאי להפיק עבור עסקאות שונות. השמות מבלבלים, התפקידים דיי דומים אבל לא. זה לא אותו דבר.

לפני שנגדיר את סוגי המסמכים, בואו נדבר על סוגי ההתאגדויות המרכזיים:

1.     עוסק מורשה – מדובר בעסק שמחזור ההכנסות שלו מהעסק עולה על כ99,983 ₪ בשנה, או שלפי הגדרת חוק מע"מ לא כול להיחשב כעוסק פטור (רואה חשבון, עורך דין, אדריכל וכו',)  עוסק מורשה יפיק חשבונית מס ברגע שבוצעה עסקה ויחייב את הלקוחות שלו במס ערך מוסף (מע"מ) בשיעור הקבוע בחוק. מנגד, הוא רשאי לקזז את המע"מ ששילם בגין רכישות והוצאות שופות עבור העסק.

עוסק מורשה מחויב לדווח לרשויות המע"מ על כל מחזור העסקאות שלו, כולל על המע"מ שגבה מהלקוחות ועל המע"מ שקיזז בגין הרכישות וההוצאות

השוטפות של העסק. ההכנסה של העוסק נחשבת כהכנסה אישית ומס ההכנסה מוטל עליו.

נכון לשנת 2021 שיעור המע"מ עומד על 17%.

2.     עוסק פטור – עצמאי שלא גובה מס ערך מוסף מלקוחותיו ועל כן הוא פטור מדיווחים על בסיס חודשי למע"מ. הוא אינו יכול לקבל החזר או לקזז אם המע"מ ששילם בגן רכישותיו. מדובר במי שמחזור ההכנסות שלו מהעסק אינו עולה על 99,893 ₪. עוסק פטור אינו מורשה להפיק חשבוניות מס והוא אינו יכול לחייב את לקוחותיו בשיעור המע"מ. הוא יפיק חשבוניות עסקה/ דרישת תשלום או אם כבר קיבל את התשלום עליו להנפיק קבלה שמפרטת את מהות התקבול.

הבנתם מי אתם? מצוין! עכשיו בואו תבינו אילו מסמכים רלוונטיים לכם

מסמך חשבונאי – מסמך שמשפיע על הנהלת חשבונות ומייצר תנועת יומן בספרי העסק. תחת ההגדרה "מסמכים חשבונאיים" נכללים חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה, חשבוניות זיכוי וקבלות.

מסמכים לא חשבונאיים – מייצרים תנועת יומן בהנהלת החשבונות של העסק ונוצרים על מנת לתמוך בתהליכים עסקיים שונים בעסק. לדוגמא הצעות מחיר, חשבוניות עסקה, הזמנות ותעודות משלוח.

חשבונית מס – מסמך חיוב רשמי ומוכר לדרישת תשלום מטעם העסק ללקוח. החשבונית מסמנת את סיום העסקה ובדרך כלל היא מופקת בסיום העבודה או לאחר אספקת המוצר ללקוח. כל חשבונית חייבת לכלול את פרטי העסק, תאריך, סכום לפני מע"מ, מרכיב המע"מ והסכום הכולל. כמו כן, נדרש לבצע מספור בצורה עוקבת עבור כל החשבוניות (מספר אסמכתא) ולציין האם נדרש מקור או העתק.

*רק עוסק מורשה רשאי להפיק חשבונית מס.

קבלה – זהו מסמך חשבונאי המפרט ומתעד את כניסת התקבול לעסק, בו כתוב סכום הכסף והמועד שבו הוא התקבל. הקבלה בעצם מבצעת סגירה של מסמך החשבונית, אשר חייבה את הלקוח בספרי העסק, ואילו קבלת הכסף סוגרת את החוב של הלקוח מול חשבונית המס. הקבלה חייבת להכיל תאריך, סכום, מספר סידורי עוקב אסמכתא) ופירוט של סוג התקבול (מזומן, צ'ק, העברה וכו').

חשבונית מס קבלה – מהווה שילוב של שני המסמכים הנ"ל; חשבונית מס וקבלה. היא מהווה גם חיוב בגין עסקה וגם תקבול בגינו, שקרו באותו הזמן. כלומר העסקה התחילה ונגמרה בו זמנית – הלקוח מגיע לקנות סחורה, מקבל אותה, משלם. נוציא לו חשבונית מס.

*מבחינה חשבונאית, חיוב כרטיס הלקוח ופירעון החוב נעשה באותו זמן.

*מבחינת פרטי החובה – בדומה לפרטים של חשבונית מס וקבלה. לא נגיש חשבונית מס קבלה ללא תאריך, סכום, מספר אסמכתא ופירוט סוג התקבול.

חשבונית עסקה – בעלי עוסק רבים הפעילו לחץ ובעקבותיהם בשנת 2012 נכנס לתוקף תיקון מספר 42 לחוק מע"מ, אשר מאפשר לנותני שירותים את האופציה לדחיית הפקת חשבונית המס לשבועיים לאחר ביצוע העסקה. אם בחר ספק באופציה הזו, עליו להפיק חשבונית עסקה, אשר אינה מחויבת בתשלום מע"מ.

*שימו לב כי גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה יכולים להפיק חשבונית עסקה.

חשבונית זיכוי – תופק במקרה של ביטול עסקה לאחר שכבר הפקנו עבורה חשבונית מס. אופציה נוספת להפקת חשבונית מס היא במקרה שבו שלחנו ללקוח חשבונית מס שגוריה בגלל סיבה כזו או אחרת.

על פי הנחיית רשות המיסים, גם אם מדובר בטעות חלקית, יש להפיק חשבונית זיכוי על הסכום המלא בחשבונית השגויה ורק לאחר מכן להפיק ללקוח חשבונית מס חדשה ומתוקנת.

*במקרה שהפקנו קבלה עבור תקבול שקיבלנו ומסיבה כלשהי אנחנו נדרשים לבצע החזר כספי ללקוח, ניתן להפיק גם קבלה נפרדת במינוס, מסמך זה יהווה את ההחזר הכספי.

הזמנה/הצעת מחיר – מסמך לא חשבונאי, אשר נועד להניע עסקאות שבעתיד יהפכו להיות חשבונאיות ונצטרך להפיק בגינן מסמכים.

מה בנוגע לתעודות?

ישנן מספר תעודות חשבונאיות שתפקידן לתעד פעולות עסקיות שונות:

·      תעודת החזרה לספק – מסמך שתפקידו לתעד ולפרט החזרת סחורה שכבר נרכשה בחזרה לספק.

·      תעודת כניסה למלאי – תפקידה לתעד קבלת סחורה כלשהי לעסק, לאחר רכישה מספק.

·      תעודת משלוח – מסמך אשר נדרש על פי חוק לצרף לכל משלוח שיוצא מבית העסק, למעט אם יצאה בגינו חשבונית מס.

·      תעודת רכש – מסמך שהעסק מוציא על מנת לבקש מעסק אחר לספק עבורו סחורה. המסמך יפרט מק"טים, סוגי פריטים וכמויות. לעיתים גם מחירים. שימוש בתעודות רכש יעזור לכם לנהל את המלאי באופן מיטבי.

·      תעודת החזרה – מסמך שמתעד החזרה של מוצר שנרכש על ידי הלקוח בחזרה לבית העסק.

כן. הנהלת החשבונות של העסק יכולה בקלות להיות משימה מעייפת מאוד. ריבוי הטפסים, התיעוד והתיוק, אחסון בתיקיות וכל הניירת הזאת, שאיפה שומרים אותה בכלל?!

בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים עוברים להשתמש בתוכנה להנהלת חשבונות,  שעוזרת להם לעשות סדר בעניינים. שימוש בתוכנה כזו מסייעת לבעל העסק במגוון דרכים, החל מגבייה הרבה יותר קלה ועד לדיווח לרואה החשבון בלחיצת כפתור. כל המסמכים נשמרים אוטומטית במערכת ענן מתקדמת וכבר לא יהיה צורך בהדפסת ותיוק ניירות.

לשימוש בחשבוניות ירוקות בדיגיטל יתרונות רבים. פרט לתרומה לאיכות הסביבה, שליחת חשבוניות בדיגיטל מאפשרת מעקב ובקרה מלאים! תוכלו לדעת שהמסמך מגיע ליעדו כבר ברגע שהוא נשלח. שימוש בחשבוניות הדיגיטליות יציבו את העסק שלכם בחזית בקדמה הטכנולוגית ויעזרו לו להתבלט כעסק עדכני ומקצועי.

קבלו טיפ מאיתנו: עסקים רבים נוטים לנהל מספק רב של סוגי מסמכים. בתור התחלה, בחרו סוג אחד/שניים של מסמכים חשבונאיים שיעזרו לכם להניע את העסקאות הראשונות של העסק ומשם תתקדמו לאט לאט. שמרו על הסדר! הרי לשם כך התכנסנו.

רוצים להתקדם? הצטרפו לPAYPER, התוכנה שתעשה לכם חיים הרבה יותר קלים :)