יועץ מס מכיר את הנושא מצד הלקוחות: קבלות, אישורים, מועדי דיווח. כשהוא חוזר למשרד שלו, הוא עושה את מה שהוא ממליץ לאחרים לעשות. הוא מקבל חשבוניות מהספקים, שומר אותן, מסווג אותן ומגיש לרואה החשבון שלו. זו אותה מלאכה, והיא נוטה להידחות כי הלקוחות קודמים.
מה נכנס להוצאות של משרד ייעוץ
ההרכב של משרד ייעוץ קטן קבוע יחסית: תוכנות לחישוב ולהגשה, מנויים למאגרי מידע, ביטוח אחריות מקצועית, השתלמויות וכנסים, שכירות או חדר משותף, טלפון, ציוד משרדי ושירותי דפוס או משלוחים. רובם חוזרים מדי חודש או מדי שנה, ולכן שווה להגדיר פעם אחת סוג הוצאה לכל קבוצה.
החשבוניות נכנסות לבד, אתם רק מאשרים
מגדירים את כתובת המייל הייעודית של העסק אצל כל ספק קבוע, ומאותו רגע החשבונית הבאה נקלטת לרשימת המסמכים. הקריאה האוטומטית ממלאת סוג מסמך, ספק, תאריך, מספר, סכום ומטבע, ואתם בודקים ומאשרים. קבלה מצולמת או חשבונית שהגיעה בנייר נקלטת דרך אפליקציית הווב בטלפון או בהעלאת קובץ.
מסמך שחסר בו שדה לא מאושר כל עוד לא הושלם. הקריאה לא מזהה שורות פירוט, כך שפריטים בחשבונית נשארים מה שהם.
סוגי הוצאה כמעט כמו תיק רואה חשבון
הדבר החשוב ביותר במערכת הוא סוג ההוצאה. לכל סוג מגדירים קבוצה, אחוז מע״מ מוכר, אחוז מהסכום שמוכר כהוצאה, אפשר לסמן נכס קבוע ולקבוע שיעור פחת, ואפשר לסמן תרומה. את האחוזים קובעים ביחד עם רואה החשבון, ולא כל יועץ יודע בעל פה מה נכון לגבי טלפון, רכב או ארוחה. כשהסוג מקושר לכרטיס הספק, הוא נבחר מראש בכל חשבונית חדשה.
מי משלם למי
ספקים קבועים אפשר לסמן במצב חוב אוטומטי ולהגדיר להם תנאי תשלום. במודול ניהול חובות ספקים רואים את החשבוניות הפתוחות לפי תאריך פירעון, ובכרטיס הספק יש כרטסת עם יתרה רצה. מי שמשלם בהעברה יכול, במודול הפקת מס״ב, להפיק קובץ לבנק. תזכורות תשלום אוטומטיות אין, ולכן יש לקבוע יום קבוע לבדיקה.
סוף חודש וסוף שנה
סגירת חודש נחסמת כל עוד יש הוצאות שלא סווגו. אחרי הסגירה אפשר להפיק דוח הוצאות, דוח מע״מ, דוח פחת ודוח רווח והפסד, ולהעביר אותם לרואה החשבון. אלה דוחות מסמכים וחישובים לפי ההגדרות, והספרים נשמרים בתוכנה של רואה החשבון, לא במערכת.
מה עדיף לא לוותר עליו
גם יועץ מס טוב טועה כשהקבלה בטלפון נשארת בגלריה. מי שעומד להפסיק לתעד בכל מסמך, יחסוך הרבה זמן אם יקדיש חמש דקות בסוף כל שבוע לעבור על רשימת המסמכים הממתינים.
הוצאות שחוזרות כל שנה
חידוש רישיון, ביטוח, מנוי שנתי או כנס קבוע מגיעים פעם בשנה, ואז קל לשכוח איך סווגו בשנה שעברה. הכרטיס של הספק שומר את סוג ההוצאה המקושר, והכרטסת מראה את כל המסמכים משנים קודמות, כך שאפשר לבדוק מה נעשה בעבר לפני שמסווגים.