הנהלת חשבונות לשמאי מקרקעין

שמאי מקרקעין עובד בין תיקים: ביקור בנכס, חוות דעת, חשבון לבנק או לחברת ביטוח, ושוב ביקור. בכל תיק נוצרים מסמכים, ובסוף התקופה רואה החשבון שואל מה שייך למה. כשהמסמכים מפוזרים בין המייל, הטלפון ותיקייה במחשב, זה זמן שהולך לאיבוד.

מקום אחד לכל נייר של העסק

העסק מקבל כתובת מייל ייעודית. חשבונית של מדפסת, ביטוח אחריות מקצועית או תחנת דלק מועברת אליה, או מועלית כקובץ או כתמונה מהטלפון. המערכת קוראת סוג מסמך, ספק, תאריך, מספר וסכום, ואתם בודקים ומאשרים. שורות הפירוט לא נקראות, ולכן על חשבוניות עם פרטים מסובכים עדיף להסתכל פעם אחת בעין.

כרטסת לכל לקוח גדול

שמאי שמחייב מוסדות פותח הרבה חשבוניות על אותו גוף. כרטסת לקוח מציגה מסמכים ותשלומים בסדר כרונולוגי עם יתרה רצה, ואפשר להוריד אותה ל-Excel או ל-PDF. כך קל לראות בשיחה עם מחלקת הנהלת החשבונות של הלקוח מה שולם ומה פתוח. דוח גיול החובות מוסיף לכל מסמך פתוח את מספר ימי האיחור, כרשימה ולא כחלוקה לטווחים.

אילו דוחות אפשר להריץ לבד

• דוח מע״מ לתקופה, עם קובץ PCN874 אם העסק מדווח בפירוט.
• רווח והפסד לפי חודש או מצטבר, כולל סינון לפי שיוך מסמכים.
• מקדמות, פחת לרכוש קבוע כמו ציוד מדידה ומחשבים, והתאמה למס לעוסק יחיד.

הדוחות נשענים על מה שסווג, ולכן רואה החשבון הוא מי שמגדיר איתכם את סוגי ההוצאה ואת אחוזי ההכרה. התוצאה משמשת אתכם להבנת העסק במהלך השנה, והדיווח הרשמי נשאר אצלו.

תיוג בלי מערכת פרויקטים

בשמאות רוצים לדעת כמה הוצאות הצטברו סביב תיק מסוים. Payper לא מנהלת פרויקטים ותקציבים, אבל שיוך מסמכים הוא תגית שהחברה מגדירה בעצמה, אפשר להפוך אותה לשדה חובה ולסנן לפיה. מי שמדייק בתיוג יקבל רשימות שאפשר לשלוח לרואה החשבון או לצרף לתיק.

מסמכים שחסר בהם משהו

חשבונית שהתקבלה בלי מספר הקצאה כשהיה צריך אותו היא בעיה שמתגלה מאוחר. בדוח הוצאות והכנסות ללא מספר הקצאה אפשר לראות את הרשימה ולבקש מספרים בבת אחת. למי שמדווח בקובץ PCN874 המערכת אף חוסמת סיווג של הוצאה כזו. מספר הקצאה נדרש רק בחשבונית מס ללקוח עסקי מעל הסף, ולא בחשבון ללקוח פרטי.

הרשאות לאנשים שעובדים איתכם. מי שיש לו מזכירה, שמאי משנה או שותף מקבל משתמשים נוספים עם הרשאות לפי תפקיד: אחד מעלה מסמכים, אחר מסווג, ורק מי שצריך רואה דוחות כספיים. משתמשים נוספים הם תוספת לחבילה ואינם כלולים בכל מסלול.

בסוף התקופה

סגירת החודש במערכת מסרבת להתקדם כשיש הוצאה בלי סיווג, ולכן חסרים נחשפים לפני השיחה עם רואה החשבון ולא אחריה. משם החומר עובר לרואה החשבון בקובץ במבנה אחיד, בייצוא לתוכנה שלו במודול ממשקים, או בכניסה ישירה שלו למערכת כמשתמש עם הרשאות.