הנהלת חשבונות דיגיטלית

הכל היום טכנולוגי, תתקדמו

זיהוי תווים אופטי, הידוע כ OCR,which means Optical Character Recognition , הוא תחום בתוכנה שמטרתו היא קידוד טקסט כתוב, בדפוס או בכתב יד, למידע דיגיטלי טקסטואלי שמכיל טקסט זהה לחלוטין.

בעברית: סריקה או צילום של כל קבלה, חשבונית או מסמך כזה או אחר שאתם צריכים לתייק תתבצע על ידי צילום לקובץ תמונה, והתוכנה תמיד את המרכיבים לקובץ טקסט הנדרש.

לתוכנה אוצר מילים שלם, כמו מילון, ולעיתים כשמשהו לא ברור לה היא מפעילה את המאגר שלה , עד שהמילה המדויקת נמצאת ומתרגמת.

הדיוק נעשה בדרכים רבות ומבטיח מינימום שגיאות.

בינה מלאכותית, או בשמה המקצועי  Artificial Intelligence (AI) , גם היא מענף התוכנה ומדעי המחשב, משמעותה היא היכולת לתכנת מחשבים באופן המציג יכולות המאפיינות את המוח האנושי. הבינה המלאכותית ממלאת תפקיד חיוני וקריטי במעבר לעולם דיגיטלי של חשבונאות וכספים, בכך שהיא מפחיתה התערבות אנושית ומאיצה תהליכי עבודה ממוחשבים.

הנהלת חשבונות דיגיטלית תפחית את זמן ההקלדה ל 0, תמנע טעיות הקלדה, ותאפר לכם לבצע בקרה בכל רגע נתון על הנהלת החשבונות בעסק שלכם ואף ניהול עצמי של ספרי החשבונות ללא שימוש ברואה חשבון בכלל.

למה אנחנו מספרים לכם את זה בכלל?

כי שימוש בטכנולוגיות כאלו ממקסמות את הזמן, היעילות והביצועים שלנו. וכן, כשאמרנו שהמערכת שלנו מבוססת על הטכנולוגיות הטובות ביותר בשוק – התכוונו לזה.

מערכת פייפר להנהלת חשבונות מבוססת בין היתר על טכנולוגיית OCR ו-AI המהפכניות וגורמת לנו להבין שהעתיד כבר לגמרי כאן.

OCR

פתרונות הOCR למסמכים מאפשרות טיפול בכל סוגי המסמכים החל מתיוק ועל חיפושים ממוחשבים של מידע הנשלף מתוך מסמכים ארגוניים אלו. כל מסמך שנסרק למערכת המחשוב ניתן לקריאה כקובץ דיגיטלי.

ההתקדמות הטכנולוגית המדהימה של ימינו הובילה לכך שמערכות OCR מזהות תווים ברמה כל כך גבוהה שמדובר על 99.2% של דיוק. הדיוק הזה נוצר בין היתר על ידי שימוש במספר מנועי זיהוי שונים והצלבת המידע ביניהם.

כמה מן השימושים השונים של מערכת זיהוי תווים בימינו

AI

פתרונות הבינה המלאכותית מאפשרים תועלות עסקיות רבות, הבולטים בהן:

תוכנה שמבוססת AI תפענח עבורכם את כל הנתונים שבחשבוניות לתשלום, תוודא שהספק מוכר לכם, שסכום החשבונית זהה לזה שהיה צריך להתקבל, שכל פריט בחשבונית אכן סופק ועוד.

סימולציה אוטומטית זו של תהליכי האינטליגנציה האנושית שלנו מאפשרת לארגון ללמוד את עצמו. כשהארגון מאפשר למוח הממוחשב לעשות את שלו הוא מרוויח לעצמו זמן וכסף והופך את העסק לכזה המנוהל בצורה מעוררת קנאה.

המעבר מעולם של נייר לתהליך ניהול ידע המבוסס AI הוא מהיר ויאפשר לעובדים בארגון גמישות ופרודוקטיביות, נוחות וחוויית שימוש יוצאת דופן.

ההבדל בין הOCR לבין הAI הוא שה- OCR מבצע את הפענוח הראשוני וה- AI מעבד את הנתונים. הם לגמרי תלויים אחד בשני ובאמצעות השילוב של השניים יכולות המערכת הופכות אותה למה שהיא היום.

אז מי צריך את התוכנה בעצם?

כולם. כלומר, כל מי שיש לו צורך לשמור, לנהל ולתעד מידע חשבונאי של הכנסות/הוצאות וכדומה. כל עסק באשר הוא, מכל תחום ובכל גודל – עוסק פטור, מורשה חברה בע"מ, עמותה או אולי תאגיד עצום. דמיינו שאלו מתנהלים מול נייר, מתקשים לתייק, לתעד, לשמור, להגיש דוחות, צריכים לנסוע לרואה החשבון.. כל כך הרבה פעולות כדי לקבל אינדיקציה על העסק. המעבר לפורמטים דיגיטליים מייעל את תהליכי העבודה בצורה כזו משמעותית עד שלא תצליחו לזכור ולהבין מה עשיתם קודם לכן.

מאושרת, מאושרת, מאושרת

כן. החשבונית הדיגיטלית והמערכת שלנו מאושרות על ידי רשות המיסים ועומדות בכל התקנים והחוקים של רשויות המס בישראל. אתם יכולים להפסיק לטבוע בתוך ים הניירת שלכם ולהיות רגועים שהמהלך הזה תקין, מקובל ורצוי.

עובדים מול רואה חשבון

התוכנה של פייפר לניהול חשבונות מאפשרת ייצוא תנועות לתוכנות הנהלת חשבונות שונות על ידי movin.dat – כך שתוכלו לשלוח קבצי הכנסות והוצאות במבנה אחיד ובאופן אוטומטי ומלא ישירות לרואה החשבון שלכם.

יותר נוח מזה – אין.

המערכת תתריע לכם על תאריכי דיווח, תייצא את נתוני הרו"ח עבורו ועבורכם בכל שלב שתרצו, ותחסוך לכם טעויות הקלדה מסמוס מסמכים וזמן!!!!!

גם רואי החשבון בעצמם בוחרים להשתמש בתוכנות לניהול חשבונות עבור העסק שלהם ומבצעים סריקת חשבוניות באמצעות טכנולוגיות OCR ו-AI. שימוש זה ממקסם ומפתח את היעילות שלהם על ידי כך שזמן הטיפול בכל לקוח יורד ורמת הביצוע עולה, מה שמאפשר להם לטפל ביותר לקוחות ולדאוג שכולם יהיו מרוצים.

מזמינים אתכם לעשות שינוי

טרנספורמציה דיגיטלית יכולה להיות שינוי פשוט כמו שדרוג המערכת או שינוי משמעותי יותר כמו המעבר מעולם של ניירת לעולם ירוק ואוטומטי.

כך או כך, אין ספק שהעולם כולו עובר טרנספורמציה דיגיטלית כזו או אחרת בימים אלו. ארגונים רבים החלו בשנים האחרונות להעביר את כל הניירת הארגונית שלכם לממוחשבת והמשרד שלהם הצטרף למהפכת הארגונים ללא נייר. מדובר בהפקת ושליחת חשבוניות דיגיטליות, תיוק מסמכים, אחסון בארכיונים דיגיטליים, וכיוצא בזה. כל הנ"ל מאפשרים לארגונים לוותר על תהליכים מסורתיים הכרוכים בזמן, כסף וכוח אדם רב, וליהנות מחיסכון של אלו תוך שיפור משמעותי בתהליכי עבודה.

3 תהליכים עיקריים של טרנספורמציה מסוג זה ניכרים לעין בשנים האחרונות:

(1) מעבר לעולם ללא נייר, (2) אוטומציה של תהליכים ואחסון (3) וניתוח תהליכים חכמים.

פייפר משלבת עבורכם את גורמי המפתח להצלחה ודואגת שכל התהליכים הללו יהיו מובנים עבורכם בתוכנה כדי להגיע לרמות ביצוע מקסימליות.

אימוץ שינויים טכנולוגיים הם שביל מרכזי בדרך לפתרון בעיות ויצירת הזדמנויות עסקיות ובידול תחרותי. 

הטכנולוגיה המהפכנית המדוברת עומדת לרשות המשתמשים שלנו, ובשביל המשתמשים שלנו. העניקו לעסק שלכם וללקוחות שלכם ערך של יעילות וחדשנות. הפכו למובילים ותובילו לעולם מתקדם יותר.