ארכיון דיגיטלי לעסקים
ארכיון לעסקים אמור לכלול בתוכו את כל מה שקשור לניהול היבטי המיסוי. בפועל, מדובר על ארכיון של מסמכים חשובים כגון דוחות רווח והפסד, תשלומי מע"מ ומקדמות מס הכנסה וכמובן קבלות וחשבוניות מס. למעשה, גם ההוצאות וגם ההכנסות הן חלק מהארכיון והמטרה היא שאפשר יהיה לגשת אליהן בהתראה קצרה ובקלות יתרה
.
החשיבות לשמירת המסמכים היא קריטית. על פי חוק כל מסמך חשבונאי נדרש להישמר בארכיון העסק 7 שנים מהשנה בה הונפק. הנפקתם חשבונית מס' בשנת 2020 אתם חייבים לשמור אותה עד שנת 2027.
מי שכבר בעל עסק בוודאי מצא את עצמו קונה ארונות, שוכר מחסן אוגר ואורז קלסרים. מדובר על הוצאות נוספות רבות לעסק שניתן לחסוך אותן, שלא נדבר על הבלאגן... והעניין הוא שלא, אי אפשר פשוט לזרוק את המסמכים הללו, כי באם תבוא ביקורת של מס הכנסה למשל, או לפתע תדרשו להציג מסמך מסויים, אתם מחויבים על פי חוק.
העניין הוא שיש הבדל בין ארכיון רגיל לביו ארכיון דיגיטלי.
כיום למשל, ארכיון דיגיטלי לעסקים הוא תנאי להתנהלות נכונה ומוצלחת מול רואה החשבון. כאשר משתמשים באופציה של ארכיון דיגיטלי בענן, נהנים מכל היתרונות וחוסכים זמן, טרחה, הוצאות ומאמץ.
ארכיון דיגיטלי שמור על שרת חיצוני. מכיוון שמדובר הלכה למעשה על ארכיון דיגיטלי בענן, המשמעות היא שניתן לגשת אליו מכל מקום בעולם ומכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט. יתרה על כך, עוד משמעות חשובה היא שמדובר על ארכיון שמוגן מפני נזקים פיזיים: כמו למשל התלקחות שריפה של המסמכים, התלקחות ספונטנית או חלילה נזילת מים במשרד. סיטואציות בהחלט לא נעימות ויכולות להיות מאוד מזיקות לעסק.
מלבד האמור לעיל, הארכיון הדיגיטלי מאפשר לשמור את מסמכי המס השונים במרחק של לחיצת כפתור. במקום להתחיל לחפש את המסמכים הללו בתוך ארכיון ישן ומעלה אבק, כל מה שעושים זה להזין את השם של הקובץ הרלוונטי. לחילופין, אפשר גם לחפש קבצים לפי קטגוריות ולהפוך את הארכיון לנגיש וזמין מאי פעם.
ניהול החשבונות באופן זה מקדם עסקים ומשרדי רואי חשבון מבחינה טכנולוגית – ומאפשר להם להתנהל באופן חכם יותר, מהיר יותר ולא פחות חשוב מכך, אחראי יותר. בניהול הדיגיטלי לא נעלמים מסמכים, לא מתבלבלים ולא מחכים לסוף החודש ורודפים אחרי בתי העסק על מנת שיספקו את הניירת שצריך להגיש לגופי הממשל השונים. במסגרת השירות נוצר ארכיב דיגיטלי ממנו ניתן לשלוף מסמכים בכל עת ולקבל נקודת מבט רחבה על מצב העסק בכל זמן נתון, גם באמצע החודש.
מעבר לכל הנ"ל, זכרו את החוק שמחייב שמירת מסמכים 7 ישנים. מהיום תוכלו למצא את המסמכים שלכם בענן במשך שנים רבות!
שהשירות לא מחליף את עבודתם של רואי החשבון ומנהלי החשבונות, שכן יש צורך שהם ימשיכו לפקח ולוודא כי הדברים מנוהלים כשורה. המערכת משפרת את הביצועים, חוסכת זמן ומסייעת לפזר את הלחץ על פי החודש כולו בצורה משמעותית.
מערכת שיוצרת ארכיב דיגיטלי מוציאה דו"ח יומי ובו התראות שונות, המסייעות לגלות בזמן אמת תקלות ומאפשרות שליטה מקסימלית בעסק. היא מספקת לבעלי עסק בטחון, היא מסייעת בשקיפות, שכן ניתן להיכנס בכל עת לארכיב ולקבל כל מסמך שנמצא בו – בכל שעה ומכל מכשיר. גם בהתנהלות מול גופי המדינה השונים מסייע הארכיון. הרי ארכיון דיגיטלי מס הכנסה מחייב לעיתים המצאת מסמכים באופן מידי, באופן זה ניתן לספק את המסמכים במהירות רבה ובקלות שאין שנייה לה.
PAYPER הוקמה על ידי ועבור בעלי עסקים, מנהלי חשבונות, רואי חשבון וכל סוגי העצמאיים שרוצים לנהל בעצמם את הנהלת החשבונות של העסק. אם נמאס לך מניירות או ממרדף אחרי מסמכים שהגשת לפני כמה שנים, הגיע הזמן שתתקדם לדור הבא של הנהלת החשבונות.
אנו נקצה עבורך ארכיון דיגיטלי לשמירת כל סוגי המסמכים ונקנה לך גישה מאובטחת אליו. בהמשך, גם לך וגם לרואה החשבון שלך יהיה את הכלים לשלוף מסמכים לביקורת מס או לכל צורך אחר.
מאחר וחברת פייפר הוקמה על ידי רואי חשבון, מנהלי כספים ואנשי טכנולוגיה, היא פיתחה פתרון דיגיטלי שישפר את ניהול הוצאות העסק על בסיס היכרות עם עולם העסקים על כל רבדיו. המערכת עומדת בכללי ניהול הספרים והיא חוסכת התעסקות רבה במהלך החודש – גם לעסקים וגם לרואי החשבון.
PAYPER היא מערכת הנהלת חשבונות ייחודית. מלבד פתרון הבעיה של הדפסת מסמכים פיזית ופגישה עם רואה החשבון, המערכת מבצעת סריקה אוטומטית וניתוח של כל מסמך – על מנת להפיק פקודת יומן שנרשמת כחוק ובצורה מסודרת.
אז אם ברצונך להתעסק יותר עם העסק ופחות עם הניירת, באפשרותך להשאיר פרטים ולהתקדם אל ארכיון דיגיטלי שמירת מסמכים.
אנו מאפשרים התנסות של 14 ימים ראשונים ללא תשלום והעבודה מולנו הנה ללא התחייבות. ההתחברות למערכת פשוטה ונוחה לשימוש וכדי לקבל עוד היום את השירות וליהנות גם משירות של ארכיב דיגיטלי כדאי לבחור חבילה באתר ולהתחיל ליהנות מהמערכת כבר עכשיו!