אישור חשבוניות לתשלום

מגדירים מי מאשר ומאיזה סכום. לכל מאשר יש סף משלו: מנהל הרכש מאשר כל חשבונית, והמנכ״ל מצטרף רק מעל סכום שקבעתם. חשבונית צריכה את האישור של כל מי שהסף שלו הגיע לסכום לתשלום שלה, וחשבונית קטנה מכל הספים ממשיכה בדיוק כמו היום. המודול חל על חשבוניות שנקלטו מיום ההפעלה, כך שהחשבוניות הישנות לא נתקעות.

כל מאשר רואה מסך אחד עם החשבוניות שממתינות לו, עם הסכום, תאריך התשלום והמסמך עצמו לצד טופס האישור. אפשר לאשר אחת אחת או לסמן כמה ולאשר בבת אחת. דחייה עוצרת את החשבונית ודורשת נימוק בכתב, כך שמי שמכין את התשלום יודע למה. בכל בוקר נשלח למאשרים מייל עם מה שעדיין מחכה להם.

כשמכינים את קובץ המס״ב לספקים או את קובץ החזר ההוצאות לעובדים, חשבונית שעדיין ממתינה מסומנת ולא נכנסת לקובץ. כל החלטה נשמרת עם שם המאשר והשעה. אם אחרי האישור משתנה הסכום, הניכוי במקור או הספק, האישור מפסיק לחול וצריך לאשר מחדש על המספרים החדשים.