אחד התפקידים של רואה חשבון הוא לאסוף מבעלי עסקים חשבוניות, קבלות ומסמכים שרלוונטיים לצורך הגשת דיווחים לרשויות מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ. במסגרת ההתנהלות השוטפת של העסק, מה שבדרך כלל קורה זה שבעלי עסקים מעבירים לרואה החשבון את החשבוניות בצורה פיזית. בפועל, התנהלות כזו נחשבת כיום מיושנת ומסורבלת.
למזלנו, קיימת היום אופציה טובה יותר.
האפשרות של סריקת חשבוניות לרואה חשבון משנה מן היסוד את ההתנהלות בין הצדדים. קודם כל, עצם היכולת לסרוק את החשבוניות כבר מנטרלת את הסכנה של אובדן החומר. אחרי שסורקים את החשבוניות או מעלים אותן מלכתחילה למערכת דיגיטלית, כבר אין חשש מפני נזקים של שריפה, פיצוץ מים, גניבה, אובדן וכן הלאה.
שנית, היתרון המרכזי של העברת חשבוניות במערכת דיגיטלית היא שאין צורך יותר להיות מוגבלים לקרבה גיאוגרפית. במילים אחרות, הגישה למערכת ולחשבוניות היא מכל מקום ובכל רגע נתון – בתנאי שיש חיבור לאינטרנט בלבד. אם יוצאים מנקודת הנחה שחיבור כזה הוא ממילא חלק בלתי נפרד מההתנהלות של חיינו, מבינים מדוע המעבר לחשבוניות דיגיטליות הוא כל כך טבעי ומובן מאליו.
הרבה פעמים בעלי עסקים שוכחים שחשבונית הוצאה היא הדרך שלך לקבל כסף חזרה. רק עם חשבונית הוצאה יש באפשרותך לקזז את תשלומי המע"מ ולכן אל לך להקל ראש בכל חשבונית שיש לך. הרבה פעמים אנחנו מוותרים/שוכחים חשבוניות כאלו ואחרות וצריך לזכור שמדובר בכסף! כמו שלא היית זורק לפח 20 ש"ח, אין שום סיבה שתזרוק את החשבונית שמונחת מולך. אנחנו יודעים, זה לפעמים מעיק ומתיש ולכן אנחנו בדיוק פה! כל מה שאתה צריך זה לצלם את החשבונית באפליקציה שלנו או לסרוק אותה (במידה ולא מדובר בחשבונית דיגיטלית) ולשלוח אותה לכתובת מייל ייעודית. זהו זה, אתה סורק את חשבונית ההוצאה שלך, המערכת תפענח אותה ובאופן מיידי תוכל לעקוב ולראות במערכת את הקיזוז מול מע"מ.
וכן, זה כל כך פשוט!
כיום, ישנם אתרים ואפליקציות אשר מאפשרים לעסקים ולרואי חשבון להתנהל יותר בקלות. מי שמכיר את עולם העסקים יודע כי אחת העבודות המפרכות והקשות בתחום ניהול העסקים הוא תחום ההתנהלות הכלכלית של העסק וכל מה שכרוך בו.
ישנה אפשרות אחת ותיקה של שמירת הניירת והעברתה אחת לחודש וסידורה על ידי עובדי משרדי ראיית החשבון, וישנה האפשרות לעבור להתנהלות דיגיטלית לאורך כל החודש על מנת לפזר את הלחץ של העבודה בפן הכלכלי על פני החודש כולו. מה עושים בפועל? סורקים חשבוניות בכל יום או כמה ימים וכל חשבונית כזו מגולמת ומדווחת באופן מידי במערכת. התוכנה מפוקחת על ידי אנשי מקצוע וכל חשבונית מצולמת מגולמת באופן מידי בדו"ח, בצורה כזו גם ניתן לעקוב אחר הוצאות העסק ולבצע החלטות על פי המצב הקיים בכל זמן נתון.
OCR – Optical Characters Recognition זוהי למעשה תוכנה לזיהוי תווים אופטים או במילים אחרות טכנולוגיה להמרת תמונה לטקסט. באמצעות טכנולוגיה זו המערכת מפענחת מידע ויזואלי שנמצא על גבי החשבוניות מקודדת ומעבדת אותו לטקסט הנשמר וממופה בתוך המערכת לפרטים אודות המסמך כגון (מספר החשבונית, הספק, סכום הכסף ועוד).לאחר ביצוע העיבוד ניתן לבצע תיוק ואינדוקס ממוחשב של המסמכים, בעזרתם ניתן לאחזר כל סוג מסמך שנסרק למערכת אשר הפוכה אותו לקובץ דיגיטלי. בנוסף מהרגע שבו סריקת חשבוניות OCR משיגה את המטרה של הפיכת קובץ פיזי לקובץ דיגיטלי, כל שנותר הוא להעביר את הדיווחים הרלוונטיים לרשויות המס.
יתרונות הטכנולוגיה בתחום החשבונאות רבים וכוללים פרמטרים רבים וחשובים לבעלי עסקים ולמנהלי חשבונות. בעלי עסקים לא צריכים יותר לחכות לסוף החודש ולהיות לחוצים מהחשבונות הרבים אותם יש צורך לבצע, ובעלי משרדי רואי חשבון מקבלים את המידע באופן שוטף ולא מגיעים ל-15 לחודש עם לחץ גדול של דו"חות אותם יש להגיש.
יתרונות השיטה היא באמינותה, במהירות ובנוחות שהיא מספקת לשני הצדדים, ובכך שהיא מספקת ביטחון לשני הצדדים שמסמכים של העסק לא הולכים לאיבוד. כמו כן, התוכנה מאפשרת שקיפות ותכנון מוקדם של הוצאות וראייה כוללת של תמונת המצב בעסק בכל זמן נתון בחודש.
כל מה שלקוח של פייפר נדרש לעשות הוא לבצע סריקה או צילום של המסמך הפיזי שקיבל. במידה וקיבל את המסמך דרך הדואר האלקטרוני עליו לבצע ההעברה של המסמך לכתובת מייל אישית, שנפתחת לכל משתמש בפייפר מכאן והלאה אנחנו עושים הכל: המסמך נסרק ומעובד הפרטים החשובים להנהלת החשבונות מעובדים ונרשמים כפקודת יומן בתוכנת הנהלת החשבונות. כל זה נעשה בצורה אוטומטית, ללא מגע יד אדם, וניתנת ללקוח אפשרות לבצע בקרה בכל רגע שרוצה הנתונים שקופים עבור הלקוח.
המערכת הפשוטה של PAYPER תוכיח לך שמשתלם לעבוד מול רואה חשבון ללא נייר. אצלנו מקפידים על רמת אבטחה גבוהה ומעמידים לרשותך מערכת שמבוססת על טכנולוגיה מתקדמת. לאחר השארת פרטים כאן, האפשרות של סריקת חשבוניות לרואה חשבון כבר לא תהיה חלום רחוק אלא תהפוך לחלק מהעסק שלך.
מערכת PAYPER נולדה במיוחד על מנת להקל עליך את התהליך הארוך והמסורבל של סריקת חשבוניות לצורך העברתן לרואה חשבון. אצלנו במערכת אפשר לסרוק את כל סוגי החשבוניות בלחיצת כפתור, ולאחר מכן לתת גישה מרחוק לרואה החשבון. כאשר רואה החשבון מקבל את הגישה, גם לך וגם לצד השני קל יותר לעבוד, לפקח ולנהל את העסק.
הדרך המסורתית להעביר חשבוניות לרואה חשבון היא למסור לו אותן. הבעיה היא שכיום רוב ההתנהלות בסקטור העסקי מבוצעת בצורה מקוונת, לכן המשמעות היא שצריך קודם לסרוק את החשבוניות ולאחר מכן להדפיס אותן. ספציפית כשמדובר על סריקת חשבוניות על גבי נייר פיזי, הבעיה היא שהוא עלול ללכת לאיבוד או להיהרס – ושבכל מקרה אין עליו בקרה גם אחרי שהוא מגיע לרשות רואה החשבון.
הגיע הרגע ההוא בחודש בו יש לדווח על החשבוניות? יש לך צורך למצוא פתרון לניהול חשבונותיך בצורה יעילה יותר?
כל עסק עצמאי מכיר את הרגע ההוא בחודש בו יש צורך לדווח למס הכנסה על הוצאות העסק. בעלי עסקים ומשרדי רואי חשבון מתמודדים באופן חודשי עם ערימות של ניירת, הוצאות וחשבונות שיש צורך לעשות בהם סדר על מנת להגיש נכון את המסמכים למוסדות המדינה. כיום הטכנולוגיה התקדמה ועסקים יכולים לבצע סריקה ועיבוד של החשבוניות באמצעות אפליקציות ניהול חשבונות.
ברור לנו שנמאס לך להתעסק עם כל הניירת של העסק. לכן, חשוב לנו להעביר לך את המסר שזה לא חייב להיות ככה: עם PAYPER, תהיה לך אפשרות להתעסק רק במה שהתמחית בו – בזמן שהנהלת החשבונות עוברת למרחב המקוון. אז אם ברצונך ליהנות מהיתרונות של סריקת חשבוניות במערכת שלנו, כדאי לך ליצור קשר ולקבל הטבה מיוחדת בדמות הפקת מסמכים בחינם – בהצטרפות לשירות מערכת ההוצאות בלבד.